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Normativa sulla posta elettronica

LINEE GUIDA PER L’USO CLINICO DELLA POSTA ELETTRONICA CON I PROPRI PAZIENTI.

La posta elettronica, nella pratica quotidiana, sostituisce in molti casi la telefonata non urgente, anche per il fatto di non essere condizionata dall’intasamento telefonico. La sua caratteristica, a metà tra lo scrivere una lettera e la parola orale (più spontanea di una lettera scritta e più permanente di una conversazione orale) e la possibilità di scegliere parole ed espressioni in modo più attento ed appropriato rispetto ad una conversazione telefonica, permettono al paziente di fare domande più precise senza la preoccupazione di dimenticare qualche cosa e di conservare e di capire più chiaramente i consigli forniti dal medico. In particolar modo l’uso della posta elettronica risulta utile per fornire ai propri pazienti gli indirizzi e i numeri di telefono delle strutture sanitarie alle quali gli si consiglia di rivolgersi per inviare i risultati degli esami con la relativa interpretazione; per fornire consigli e istruzioni su come assumere farmaci; per fornire istruzioni pre o post operatorie e per ogni altra forma di consiglio o suggerimento utile per i pazienti. I messaggi di posta elettronica possono, inoltre, prevedere, collegamenti a materiale educativo presente sulla rete Internet. Va da ultimo ricordato che, a differenza delle conversazioni telefoniche i messaggi di posta elettronica sono per se setessi una documentazione: una copia può essere stampata e inserita nella scheda sanitaria del paziente,consentendo così una migliore gestione dell’assistenza al proprio paziente. A fronte degli indubbi vantaggi connessi con l’uso della posta elettronica è sempre presente il rischio di intercettamento dei messaggi e di violazione della privacy da parte di soggetti estranei al rapporto medico paziente. Il medico deve aver cura di utilizzare il proprio sistema informatico in modo da ridurre al minimo tali rischi e, comunque, deve rappresentare al proprio paziente tale eventualità.

ASPETTI INERENTI LA TUTELA DELLA PRIVACY.
La legislazione in vigore richiede il consenso da parte del cittadino per l’utilizzo e il trattamento dei dati personali. La ricezione,la conservazione e la disponibilità del messaggio telematico da parte del medico e dei suoi sostituti rientra nell’ambito del consenso richiesto. L’allargamento della possibilità, offerta da modelli organizzativi (Gruppo, Associazione, Cooperativa, Medicina in rete) di utilizzare personale non medico nella gestione e utilizzo del sistema informatico, configura la necessità di concordare e sottoscrivere un’integrazione del consenso che definisca che dello staf organizzativo del medico è autorizzato ad avere accesso alla posta elettronica, quali argomenti possono essere liberamente trattati e cosa sono autorizzati a fare (risultati degli esami, consigli medici….). Nel caso in cui il medico predisponga un elenco di malati suddivisi per patologia (registri di patologia) non è consentito inviare messaggi agli appartenenti alla categoria patologica, se tutti i destinatari sono visibili. E’ possibile, invece, utilizzare la “copia carbone cieca”, per impedire che ciascuno dei destinatari veda chi sono gli altri destinatari. E’ allo stesso modo vietato inviare un messaggio che contiene dati sensibili di un paziente ad un’altro, così come inviare a terzi un messaggio diretto ad un paziente. I testi inviati da un medico ad un collega per consulto non dovrebbero contenere il nome e l’indirizzo del paziente. E’ tassativamente vietato comunicare o diffondere a terzi l’indirizzo di posta elettronica dei pazienti soprattutto per usi pubblicitari o per piani di marketing clinici.

ASPETTI INERENTI LE MODALITA’ DI COMUNICAZIONE.
Anche se la comunicazione via e-mail riguarda in genere problemi non urgenti, è comunque opportuno che il medico ed il paziente concordino i tempi massimi di risposta, tenendo comunque, conto della natura del messaggio. Tre giorni lavorativi sembrano essere un tempo accettabile. E’ opportuno richiedere ai pazienti di specificare sempre l’oggetto della comunicazione affinchè i messaggi possano essere suddivisi in categorie predeterminate, oltre al suo nome e numero di telefono. Il software del medico dovrebbe essere configurato in modo da inviare conferma di ricevimento automatico, prevedendo, in caso di sua assenza una risposta automatica con l’indicazione della data del suo ritorno e a chi rivolgersi in caso di necessità. E’ opportuno conservare l’e-mail inviata insieme all’avviso del ricevimento. Infatti, in caso di mancata conferma di ricezione dell’e-mail da parte del paziente, specie in presenza di notizie importanti, il medico dovrebbe avere l’accortezza di verificare con una telefonata. E’, corrispondentemente, opportuno che i pazienti utilizzino la funzione di risposta automatica per confermare al medico l’avvenuta lettura del messaggio. Ogni messaggio di posta elettronica inviato dal medico dovrebbe contenere un’avviso leggibile del seguente tenore: ” Comunicazione medica CONFIDENZIALE” e l’indicazione che l’uso della posta elettronica non sostituisce l’esame clinico, e che, se i contenuti del messaggio fossero non completamente comprensibili o risultassero insufficienti, è consigliabile telefonare al medico o recarsi al suo studio per ulteriori delucidazioni.